| 広島工業大学同窓会個人情報保護のためのガイドライン |
| １．ガイドライン制定の目的 |
広島工業大学同窓会（以下「同窓会」という）は広島工業大学卒業生の基本的人権の尊重とプライバシー保護の観点から、同窓会が利用する卒業生の個人情報を適正に取り扱うために、「広島工業大学同窓会個人情報保護のためのガイドライン」をここに定める。 |
| ２．用語の定義 |
個人情報とは、特定の個人が識別できる単一または複合の情報であり、文書、図画、写真、コンピュータ・メディア等に記録されたものをいい、同窓会が活動目的を達成するために収集、生成した個人情報を取り扱うものとする。 |
| ３．個人情報の収集 |
(1)個人情報の収集は、同窓会の目的を達成する上で、必要最小限度の範囲で収集するものとする。 (2)個人の思想、信条、信仰、心身の状況、資産、社会的状況などに関する情報は収集してはならない。ただし、明らかに卒業生個人の利益になる特別の理由がある場合にはこの限りではない。 (3)個人情報の収集にあたっては、収集の目的を具体的に明示しなければならない。 (4)個人情報は、適法かつ公正な手段で収集されなければならない。 (5)個人情報は、本人から収集することを原則とする。ただし、次の各号の一に該当する場合は、本人以外の者、機関等から収集することができる。 ・本人の同意があるとき。 ・本人との連絡が途絶えたとき。 ・個人の生命、身体、財産の保全上、緊急を要するとき。 (6)同窓会活動の結果、生成する個人情報についても、生成する目的を明示し、適正な方法で生成するものとする。 |
| ４．個人情報の管理 |
(1)同窓会は、個人情報の保護と正確性を維持するため、必要な措置を講じなければならない。 (2)同窓会は、個人情報の漏洩、改ざん、滅失を防止するため、適切な保護体制を整備しなければならない。 (3)同窓会は、個人情報の収集、利用、提供、保管に適正な手続きを定めることができる。 |
| ５．個人情報の利用 |
(1)個人情報の利用は、同窓会の目的を達成するために必要な場合で、収集の目的の範囲内でなければならない。 (2)同窓会以外の機関が個人情報を利用する場合には、その利用目的を明らかにし、その範囲内で利用しなければならない。 (3)収集目的の範囲を越えているときでも、次の各号の一に該当する場合は、同窓会は個人情報を利用することができる。 ・本人の同意があるとき。 ・個人の生命、身体、財産の保全上、緊急を要するとき。 |
| ６．個人情報の提供 |
(1)提供とは、同窓会が管理する個人情報を、同窓会以外の機関、団体、または本人以外の個人等に渡すことをいい、複写、口頭による伝達を含む。 (2)個人情報の提供は、同窓会の目的を達成するための活動に密接な関連があると認められる場合で、提供する個人情報の内容、目的、提供先を明示して、本人の同意を得て行うものとする。 (3)同窓会は、次の各号の一に該当する場合に限り、本人の同意を得ることなく個人情報を提供することができる。 ・法令の定めのあるとき。 ・個人の生命、身体、財産の保全上、緊急を要するとき。 ・明らかに本人の利益となるとき。 (4)同窓会は、次の各号に該当する用途に個人情報を提供してはならない。 ・営利目的の利用について。 ・政治活動の利用について。 ・宗教活動の利用について。 |
| ７．個人情報の開示 |
(1)開示とは、本人の個人情報の内容が事実に基づいて正しく記録されているかを、本人が確認するために、その個人情報を本人に提示することをいう。 (2)同窓会は、保有する個人情報について、個人情報の種類、収集、生成の目的、保管期間等を明らかにしなければならない。 (3)卒業生は、本人の個人情報の内容に関して同窓会にその開示を請求することができる。 (4)卒業生は、本人の個人情報に関して明らかに事実と異なる場合、同窓会に訂正を請求できる。 |
| ８．個人情報のコンピュータ処理 |
(1)個人情報のコンピュータ処理を行うときには、入力、参照、更新、削除等の権限を明らかにし、漏洩、障害、事故等に対する適切な安全対策を講じなければならない。 (2)個人情報のコンピュータ処理を外部に委託する場合には、機密保護、安全確保のため契約書を取りかわす等の適切な措置を講じなければならない。 |
| ９．ガイドラインの運用 |
このガイドラインの運用にあたって、解釈、取り扱い、適用などに疑義が生じた場合、同窓会は調査、検討を行い、適切な改善策を講じなければならない。 |
| 附 則 |
このガイドラインは平成16年12月5日から実施する。 |